Materi Surat Resmi

Surat Resmi

A.    Pengertian Surat Resmi

Surat resmi adalah surat yang dibuat oleh suatu organisasi, lembaga, atau instansi tertentu dan ditujukan untuk organisasi, lembaga maupun instansi tertentu lainnya serta keberadaan organisasi, lembaga dan instansi tersebut telah sah di mata hukum.

Ciri-ciri surat resmi:

A.    Menggunakan kop suratapabiladikeluarkanorganisasi

B.     Ada nomorsurat, lampiran, danperihal

C.     Menggunakansalampembukadanpenutup yang lazim

D.    Penggunaanragambahasaresmi

E.     Menyertakan cap ataustempeldarilembagaresmi

F.      Ada aturan format baku

B.     Syarat surat resmi

Syarat-syarat surat yang baik sebagai berikut:

a.       Surat harus disusun dengan teknik penyusunan surat yang benar,yaitu:

Penyusunan letak bagian-bagian surat (bentuk) yang tepat sesuai dengan aturan atau pedoman yang telah ditentukan

• Pengetikan yang betul, jelas, bersih dan rapi 

• Pemakaian kertas yang sesuai dengan:

Ukuran      : kuarto berukuran 21x29 cm 
 Jenis          : HVS untuk lembar asli dan kertas tembus (doorslag) untuk tembusan 
Warna        : putih HVS untuk lembar asli, kuning kerts tembus untuk perbal, biru muda kertas untuk tembusan intern, dan merah muda HVS untuk surat rahasia.

b.      Isi surat harus dinyatakan secara ringkas, jelas dan eksplisit. Hal itu menguntungkan kedua pihak, yaitu:

• Penerima dapat memahami isinya dengan tepat dan tidak ragu-ragu

• Pengirim memperoleh jawaban secara cepat apa yang dikehendakinya

c.   Bahasa yang digunakan harus benar atau baku sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia, baik tentang ejaan, pemilihan kata, bentuk kata, maupun kalimat.

d.     Bahasa surat haruslah efektif. Untuk itu bahasa surat haruslah logis, wajar, hemat, cermat, sopan dan menarik. Sedapat mungkin dihindari pemakaian  kata-kata asing yang sudah ada padanannya dalam bahasa Indonesia. Juga harus dihindari gaya yang  kedaerah-daerahan.Bahasa efektif ialah bahasa yang secara tepat dapat mencapai

C.    Bagian-Bagian Surat Resmi

1.      Kepala atau Kop Surat

Kepala surat umumnya mencantumkan identitas lembaga organisasi yang terdiri atas:

•   Logo atau lambang lembaga atau perusahaan, organisasi.

•  Nama lembaga/instansi, ditulis dengan huruf kapital/huruf besar.

• Alamat lembaga/instansi, ditulis dengan variasi huruf besar dan kecil.

• Nomor telepon, teleks, faximile.

• Nomor kotak pos atau tromol pos (bila ada)

•  Nama alamat kawat dan nomor telex (bila ada)

• Moto (bila ada)

• E-mail, situs (bila ada)

•  Macam usaha

• Nama dan alamat kantor cabang (bila ada)

• Nama bankir (untuk referensi)

•  Lambang atau simbol (logo) dari organisasi atau instansi yang bersangkutan.

• Kepala surat untuk swasta dibuat bebas sesuai dengan citra pemilik perusahaan, tetapi untuk dinas pemerintah ada ketentuan tersendiri.

Catatan:

• Nama instansi jangan disingkat, misalnya Biro Diklat, Badan Bimas, tetapi Biro Pendidikan dan Pelatihan, Badan Bimbingan Masyarakat.

• Kata jalan hendaknya jangan disingkat menjadi Jln. Atau Jl., tetapi Jalan.

• Kata telepon hendaknya ditulis dengan cermat, yaitu Telepon, bukan Tilpun atau Telpun dan jangan pula disingkat menjadi Tlp., Tilp., atau Telp.

• Kata kotak pos hendaknya ditulis dengan cermat, yaitu Kotak Pos dan jangan disingkat K. Pos atau Kotpos. Demikian pula, jangan digunakan P.O. BOX atau Office Box.

• Kata alamat kawat hendaklah ditulis dengan cermat, yaitu Alamat Kawat dan jangan digunakan Cable Address.

• Kata telepon dan kotak pos diikuti oleh nomor tanpa diantarai tanda titik dua (:), sedangkan nomor-nomor yang mengikutinya tidak diberi titik pada setiap hitungan tiga angka karena bukan merupakan suatu jumlah.

contoh:       Telepon: 489.655.8     seharusnya       Telepon 4896558

Kotak Pos: 265.5    seharusnya      Kotak Pos 2655

Khusus untuk surat perusahaan dapat ditambahkan macam usaha, bidang kegiatan, nomor izin usaha.

Fungsi Kepala Surat

• Mengetahui nama dan alamat kantor lembaga. 

• Menginformasikan bidang usaha, jenis kegiatan 

• Alat promosi.

A.       

1)       

1.       

2.      Tanggal Surat

Apabila sudah ada kepala surat, maka menuliskan tanggal tidak perlu didahului oleh nama tempat/kota. Tanggal, bulan, dan tahun dituliskan secara lengkap.

Contoh:           28 Februari 2010

30 Agustus 2010

Catatan:

• Nama bulan jangan ditulis dengan angka, tetapi dengan huruf. Nama bulan yang ditulis dengan huruf tidak boleh disingkat, misalnya Januari, Februari, Agustus, atau November, bukan Jan., Feb., Agt., atau Nov.

• Nama bulan hendaklah ditulis dengan cermat, misalnya Februari, November, bukan Pebruari, Nopember.

• Setelah penulisan angka tahun tidak diikuti tanda baca apa pun, seperti tanda titik, titik koma, titik dan garis hubung.

Contoh:      22-8-2010        seharusnya       22 Agustus 2010

3.      Nomor Surat

Surat resmi yang mewakili suatu organisasi, lembaga atau perusahaan pada umumnya menggunakan nomor dan kode tertentu.

Penomoran surat itu berguna untuk:

a)  Memudahkan pengaturan, baik untuk penyimpanan maupun penemuannya kembali     apabila diperlukan.

b)  Mengetahui jumlah surat yang diterima dan yang dikeluarkan oleh organisasi, lembaga atau perusahaan.

c)      Memudahkan pengklasifikasian surat berdasarkan isinya.

d)    Penunjukkan secara akurat sumber dalam hubungan surat menyurat.

Secara umum rangkaian nomor surat terdiri atas nomor urut, kode, bulan, dan tahun pembuatan surat. Nomor urut menggunakan angka Arab, kode bervariasi, bulan dengan angka Romawi dan tahun ditulis utuh dan dapat ditulis dua angka belakangnya saja. Penempatannomorsuratdisesuaikandeganbentukdansistempenulisannya, yaitu:

a)     Diletakkan disebelah kiri atas kertas untuk surat berperihal.

b)      Diletakkan dibawah judul untuk surat berjudul

2)       

1.       

2.       

3.       

4.      Lampiran yang disertakan

Pengiriman surat yang disertai lampiran dokumen disebut dalam isis urat. Penulisannya dibawah nomor surat disebutkan jumlah lembar, eksemplar atau cukup satu berkas. Penulisan jumlah ditulis dengan huruf kalau jumlah kurang dari sepuluh.

Catatan:

• Kata Lampiran atau Lamp. Diikuti tanda titik dua disertai jumlah barang yang dilampirkan.

• Jumlah barang ditulis dengan huruf, tidak dengan angka dan tidak diakhiri dengan tanda baca lain.

• Pada awal kata yang menyatakan jumlah ditulis dengan huruf capital.

 Contoh:

Lampiran: 1 berkas      seharusnya       Lampiran: Satu berkas

Lamp.: 1 (satu) berkas seharusnya      Lamp.: Satu berkas

1.       

2.       

3.       

4.       

5.      Hal atau Perihal

Hal atau perihal berfungsi untuk member petunjuk kepada pembaca tentang pokok dalam surat. Hal atau perihal sama dengan judul pada surat berjudul. Beberapa hal teknik penulisan yang harus diperhatikan :

a)     Hal atau perihal tidak ditulis dengan huruf kapital keseluruhannya, kecuali untuk judul surat berjudul. 
b)      Hal ditulis dengan huruf capital pada huruf pertama kata utamanya. Kata tugas ditulis dengan huruf kecil. 
c)      Pada akhir perihal tidak menggunakan tanda titik karena perihal bukan kalimat

6.      Alamat Tujuan

Alamat tujuan terdapat dalam dua tempat. Pertama, ditulis disampul surat. Kedua, alamat yang ditulis pada lembar kertas surat. Alamat yang ditulis pada sampul biasanya harus lengkap. Sedangkan pada lembar kertas surat dapat tidak selengkap alamat yang tertulis pada sampul. Hal-hal penting yang harus diperhatikan dalam penulisan alamat tujuan adalah:

a)      Kata kepada tidak wajib dipakai, karena mengandung unsur kemubaziran.
 b)      Ungkapan ”Yang terhormat” atau singkatannya ”Yth.” Dipakai untuk :

-   Menghormati orang atau pihak yang dikirim surat. Misalnya atasan, teman, kolega atau relasi kerja.

-   Menghormati pihak yang dituju dalam kedudukannya sebagai pejabat suatu lembaga, organisasi atau perusahaan. Ungkapan ”Yang terhormat” atau ”Yth.” Tidak perlu dipakai apabila alamat yang dituju tidak menyebutkan nama atau jabatan seseorang.

c)      Sebutan ”Bapak”, ”Ibu”, atau ”Sdr.” Hanya dipergunakan apabila diikuti nama orang. Kata-kata sebutan tersebut tidak perlu digunakan apabila pihak yang dituju adalah lembaga atau jabatan tertentu.

Contoh 1)

Yth. Direktur Astri Budi Luhur

Jalan Cileduk Raya, Petukangan Utara

 Jakarta Selatan

Contoh 2)

Yth. Sdr. Dewi Sukmasari, S.E.

Jalan Jend. Suprapto No. 96

Bandar Lampung 35157

Contoh 3)

PT Global Sarana Komputindo

JalanPemuda No. 55 Medan 15320

Sumatera Utara

d)     Pada akhir setiap baris, termasuk baris terakhir tidak diperlukan tanda titik, kecuali apabila digunakan singkatan. 
e)      Tanda-tanda baca, seperti garis bawah, huruf kapital yang mencolok, yang tidak bermanfaat sebaiknya tidak digunakan. 
f)       Kode pos sangat dianjurkan untuk ditulis karena akan membantu petugaspos dalam mengirimkan surat tersebut (terutama bila dikirimkan melalui Perum Pos dan Giro).

7.      Salam Pembuka

Salam pembuka berguna untuk menbuka pembicaraan dalam surat secara adab. Akan tetapi, surat yang tidak menggunakan salam pembuka pun tidaklah salah. Biasanya salam pembuka digunakan untuksurat-surat yang berisi berita.

1.       

2.       

3.       

4.       

5.       

6.       

7.       

8.      Isi Surat

Sebagaimana karangan yang lain, surat yang baik terdiri atas tiga bagian penting, yaitu bagian pembuka, bagian inti, dan bagian penutup.

a)      Bagian Pembuka

Bagian pembuka berguna sebagai pengantar bagi pembaca untuk segera mengetahui berita pokok yang akan disampaikan melalui surat tersebut. Dalam bagian pembuka sudah harus disebutkan inti masalah yang akan disampaikan kepada pihak yang dimaksud.

b)      Bagian Inti

Bagian inti surat adalah bagian yang berisi maksud utama pengiriman surat. Kecuali surat pengantar, maksud utama pengiriman surat yang sudah disinggung pada bagian pembuka ditegaskan kembali atau dijelaskan lebih lanjut pada bagian inti.

c)      Bagian Penutup

Bagian penutup merupakan penegasan, simpulan, harapan, atau ucapan terima kasih. Dengan demikian, bagian penutup menandai bahwa uraian pokok yang ingin disampaikan melalui surat sudah selesai. Bagian penutup hendaknya singkat, tegas, dan tidak perlu berbasa-basi secara berlebihan.

9.      Salam Penutup

Salam penutup digunakan untuk menambah kesantunan dalam berkomunikasi. Walaupun salam penutup ini sangat baik digunakan, tetapi tidaklah berarti semua surat wajib menggunakan salam penutup. Salam penutup hanya digunakan dalam surat-surat berita.

10.  Tanda Tangan dan Nama Penanggung J awab

Surat ditandatangani oleh pejabat yang berhak atau oleh orang lain atas nama pejabat yang berwenang. Surat yang ditandatangani oleh orang yang tidak berwenang dianggap tidak sah dan tidak berlaku. Di bawah nama terang, untuk surat resmi/dinas pemerintah selalu dicantumkan NIP. Fungsinya untuk mengetahui identitas unit organisasi tiap-tiap departemen. Jabatan Penanggung jawab Surat

U/ surat niaga, biasanya di bawah nama terang penanggung jawab surat dicantumkan pula jabatan dari penanggung jawab tersebut.

Pencantuman jabatan penanggung jawab ini, selain untuk mengetahui dari bagian mana surat itu dikeluarkan, juga dimaksudkan u/ menunjukkan bobot isi surat tersebut dan kewenangannya.

11.  Tembusan

Tembusan digunakan bila ada pihak lain yang dianggap perlu mengetahui isi surat tersebut.

Tembusan (c.c. = carbon copy;) surat atau tindasan dikirimkan ke beberapa instansi atau pihak lain yang ada kaitannya dengan surat yang bersangkutan.

Tembusan:

1. Kepala Dinas Pendidikan Propinsi Jawa Tengah

2. Gubernur Jawa Tengah

3. Walikota Semarang

4. Arsip

Atau

 cc.: 1.

            2.

Catatan :

Inisial atau singkatan biasanya diambil huruf pertama dari nama penyusun konsep surat dan pengetik surat tersebut.

Biasanya hal ini hanya dipakai pada surat niaga.

Fungsinya untuk mengetahui siapa konseptor surat tersebut dan siapa pula pengetiknya sehingga bila di kemudian hari terjadi kekeliruan, maka mudah mengurusnya.

Contoh: HA/Er

               HA singkatan nama pengonsep Hidayah Asmuni

               Er   singkatan nama  pengetik Erwin

Contoh Surat Resmi :