A.
Pengertian
Surat Resmi
Surat
resmi adalah surat yang dibuat oleh suatu organisasi, lembaga, atau instansi
tertentu dan ditujukan untuk organisasi, lembaga maupun instansi tertentu
lainnya serta keberadaan organisasi, lembaga dan instansi tersebut telah sah di
mata hukum.
Ciri-ciri surat resmi:
A. Menggunakan kop
suratapabiladikeluarkanorganisasi
B. Ada nomorsurat, lampiran, danperihal
C. Menggunakansalampembukadanpenutup
yang lazim
D. Penggunaanragambahasaresmi
E. Menyertakan cap
ataustempeldarilembagaresmi
B.
Syarat
surat resmi
Syarat-syarat
surat yang baik sebagai berikut:
a. Surat
harus disusun dengan teknik penyusunan surat yang benar,yaitu:
Penyusunan letak bagian-bagian surat (bentuk) yang tepat sesuai dengan aturan atau pedoman yang telah ditentukan
- Pengetikan yang betul, jelas, bersih dan rapi
- Pemakaian kertas yang sesuai dengan:
Ukuran : kuarto berukuran 21x29 cm
Jenis : HVS untuk lembar asli dan kertas tembus (doorslag) untuk tembusan
Warna : putih HVS untuk lembar asli, kuning kerts tembus untuk perbal, biru muda kertas untuk tembusan intern, dan merah muda HVS untuk surat rahasia.
b. Isi
surat harus dinyatakan secara ringkas, jelas dan eksplisit. Hal itu
menguntungkan kedua pihak, yaitu:
- Penerima dapat memahami isinya dengan tepat dan tidak ragu-ragu
- Pengirim memperoleh jawaban secara cepat apa yang dikehendakinya
c. Bahasa
yang digunakan harus benar atau baku sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia,
baik tentang ejaan, pemilihan kata, bentuk kata, maupun kalimat.
d. Bahasa
surat haruslah efektif. Untuk itu bahasa surat haruslah logis, wajar, hemat,
cermat, sopan dan menarik. Sedapat mungkin dihindari pemakaian kata-kata
asing yang sudah ada padanannya dalam bahasa Indonesia. Juga harus dihindari
gaya yang kedaerah-daerahan.Bahasa efektif ialah bahasa yang secara tepat
dapat mencapai
C.
Bagian-Bagian
Surat Resmi
1.
Kepala
atau Kop Surat
Kepala surat umumnya mencantumkan
identitas lembaga organisasi yang terdiri atas:
- Logo atau lambang lembaga atau perusahaan, organisasi.
- Nama lembaga/instansi, ditulis dengan huruf kapital/huruf besar.
- Alamat lembaga/instansi, ditulis dengan variasi huruf besar dan kecil.
- Nomor telepon, teleks, faximile.
- Nomor kotak pos atau tromol pos (bila ada)
- Nama alamat kawat dan nomor telex (bila ada)
- Moto (bila ada)
- E-mail, situs (bila ada)
- Macam usaha
- Nama dan alamat kantor cabang (bila ada)
- Nama bankir (untuk referensi)
- Lambang atau simbol (logo) dari organisasi atau instansi yang bersangkutan.
- Kepala surat untuk swasta dibuat bebas sesuai dengan citra pemilik perusahaan, tetapi untuk dinas pemerintah ada ketentuan tersendiri.
Catatan:
- Nama instansi jangan disingkat, misalnya Biro Diklat, Badan Bimas, tetapi Biro Pendidikan dan Pelatihan, Badan Bimbingan Masyarakat.
- Kata jalan hendaknya jangan disingkat menjadi Jln. Atau Jl., tetapi Jalan.
- Kata telepon hendaknya ditulis dengan cermat, yaitu Telepon, bukan Tilpun atau Telpun dan jangan pula disingkat menjadi Tlp., Tilp., atau Telp.
- Kata kotak pos hendaknya ditulis dengan cermat, yaitu Kotak Pos dan jangan disingkat K. Pos atau Kotpos. Demikian pula, jangan digunakan P.O. BOX atau Office Box.
- Kata alamat kawat hendaklah ditulis dengan cermat, yaitu Alamat Kawat dan jangan digunakan Cable Address.
- Kata telepon dan kotak pos diikuti oleh nomor tanpa diantarai tanda titik dua (:), sedangkan nomor-nomor yang mengikutinya tidak diberi titik pada setiap hitungan tiga angka karena bukan merupakan suatu jumlah.
contoh:
Telepon: 489.655.8
seharusnya Telepon 4896558
Kotak
Pos: 265.5 seharusnya Kotak Pos
2655
Khusus
untuk surat perusahaan dapat ditambahkan macam usaha, bidang kegiatan, nomor
izin usaha.
Fungsi
Kepala Surat
- Mengetahui nama dan alamat kantor lembaga.
- Menginformasikan bidang usaha, jenis kegiatan
- Alat promosi.
2.
Tanggal
Surat
Apabila
sudah ada kepala surat, maka menuliskan tanggal tidak perlu didahului oleh nama
tempat/kota. Tanggal, bulan, dan tahun dituliskan secara lengkap.
Contoh:
28 Februari 2010
30
Agustus 2010
Catatan:
- Nama bulan jangan ditulis dengan angka, tetapi dengan huruf. Nama bulan yang ditulis dengan huruf tidak boleh disingkat, misalnya Januari, Februari, Agustus, atau November, bukan Jan., Feb., Agt., atau Nov.
- Nama bulan hendaklah ditulis dengan cermat, misalnya Februari, November, bukan Pebruari, Nopember.
- Setelah penulisan angka tahun tidak diikuti tanda baca apa pun, seperti tanda titik, titik koma, titik dan garis hubung.
Contoh:
22-8-2010
seharusnya 22 Agustus 2010
3.
Nomor
Surat
Surat
resmi yang mewakili suatu organisasi, lembaga atau perusahaan pada umumnya
menggunakan nomor dan kode tertentu.
Penomoran surat itu berguna untuk:
a) Memudahkan pengaturan, baik untuk
penyimpanan maupun penemuannya kembali apabila
diperlukan.
b) Mengetahui jumlah surat yang
diterima dan yang dikeluarkan oleh organisasi, lembaga atau perusahaan.
c) Memudahkan pengklasifikasian surat
berdasarkan isinya.
d) Penunjukkan secara akurat sumber
dalam hubungan surat menyurat.
Secara umum rangkaian nomor surat terdiri atas nomor urut,
kode, bulan, dan tahun pembuatan surat. Nomor urut menggunakan angka Arab, kode
bervariasi, bulan dengan angka Romawi dan tahun ditulis utuh dan dapat ditulis
dua angka belakangnya saja.
Penempatannomorsuratdisesuaikandeganbentukdansistempenulisannya, yaitu:
a) Diletakkan disebelah kiri atas
kertas untuk surat berperihal.
b) Diletakkan dibawah judul untuk surat
berjudul
4.
Lampiran
yang disertakan
Pengiriman
surat yang disertai lampiran dokumen disebut dalam isis urat. Penulisannya
dibawah nomor surat disebutkan jumlah lembar, eksemplar atau cukup satu berkas.
Penulisan jumlah ditulis dengan huruf kalau jumlah kurang dari sepuluh.
Catatan:
- Kata Lampiran atau Lamp. Diikuti tanda titik dua disertai jumlah barang yang dilampirkan.
- Jumlah barang ditulis dengan huruf, tidak dengan angka dan tidak diakhiri dengan tanda baca lain.
- Pada awal kata yang menyatakan jumlah ditulis dengan huruf capital.
Contoh:
Lampiran:
1 berkas seharusnya
Lampiran: Satu berkas
Lamp.:
1 (satu) berkas seharusnya Lamp.: Satu berkas
5.
Hal
atau Perihal
Hal
atau perihal berfungsi untuk member petunjuk kepada pembaca tentang pokok dalam
surat. Hal atau perihal sama dengan judul pada surat berjudul. Beberapa hal
teknik penulisan yang harus diperhatikan :
a) Hal
atau perihal tidak ditulis dengan huruf kapital keseluruhannya, kecuali untuk
judul surat berjudul. b) Hal ditulis dengan huruf capital pada huruf pertama kata utamanya. Kata tugas ditulis dengan huruf kecil.
c) Pada akhir perihal tidak menggunakan tanda titik karena perihal bukan kalimat
6.
Alamat
Tujuan
Alamat
tujuan terdapat dalam dua tempat. Pertama, ditulis disampul surat. Kedua,
alamat yang ditulis pada lembar kertas surat. Alamat yang ditulis pada sampul
biasanya harus lengkap. Sedangkan pada lembar kertas surat dapat tidak
selengkap alamat yang tertulis pada sampul. Hal-hal penting yang harus diperhatikan
dalam penulisan alamat tujuan adalah:
a)
Kata
kepada tidak wajib dipakai, karena mengandung unsur kemubaziran.b) Ungkapan ”Yang terhormat” atau singkatannya ”Yth.” Dipakai untuk :
- Menghormati orang atau pihak yang dikirim
surat. Misalnya atasan, teman, kolega atau relasi kerja.
- Menghormati pihak yang dituju dalam
kedudukannya sebagai pejabat suatu lembaga, organisasi atau perusahaan.
Ungkapan ”Yang terhormat” atau ”Yth.” Tidak perlu dipakai apabila alamat yang
dituju tidak menyebutkan nama atau jabatan seseorang.
c)
Sebutan
”Bapak”, ”Ibu”, atau ”Sdr.” Hanya dipergunakan apabila diikuti nama orang.
Kata-kata sebutan tersebut tidak perlu digunakan apabila pihak yang dituju
adalah lembaga atau jabatan tertentu.
Contoh
1)
Yth.
Direktur Astri Budi Luhur
Jalan
Cileduk Raya, Petukangan Utara
Jakarta
Selatan
Contoh
2)
Yth.
Sdr. Dewi Sukmasari, S.E.
Jalan
Jend. Suprapto No. 96
Bandar
Lampung 35157
Contoh
3)
PT
Global Sarana Komputindo
JalanPemuda
No. 55 Medan 15320
Sumatera
Utara
d)
Pada
akhir setiap baris, termasuk baris terakhir tidak diperlukan tanda titik,
kecuali apabila digunakan singkatan. e) Tanda-tanda baca, seperti garis bawah, huruf kapital yang mencolok, yang tidak bermanfaat sebaiknya tidak digunakan.
f) Kode pos sangat dianjurkan untuk ditulis karena akan membantu petugaspos dalam mengirimkan surat tersebut (terutama bila dikirimkan melalui Perum Pos dan Giro).
7.
Salam
Pembuka
Salam
pembuka berguna untuk menbuka pembicaraan dalam surat secara adab. Akan tetapi,
surat yang tidak menggunakan salam pembuka pun tidaklah salah. Biasanya salam
pembuka digunakan untuksurat-surat yang berisi berita.
8.
Isi
Surat
Sebagaimana
karangan yang lain, surat yang baik terdiri atas tiga bagian penting, yaitu
bagian pembuka, bagian inti, dan bagian penutup.
a) Bagian Pembuka
Bagian
pembuka berguna sebagai pengantar bagi pembaca untuk segera mengetahui berita
pokok yang akan disampaikan melalui surat tersebut. Dalam bagian pembuka sudah
harus disebutkan inti masalah yang akan disampaikan kepada pihak yang dimaksud.
b) Bagian Inti
Bagian
inti surat adalah bagian yang berisi maksud utama pengiriman surat. Kecuali
surat pengantar, maksud utama pengiriman surat yang sudah disinggung pada
bagian pembuka ditegaskan kembali atau dijelaskan lebih lanjut pada bagian
inti.
c) Bagian Penutup
Bagian
penutup merupakan penegasan, simpulan, harapan, atau ucapan terima kasih.
Dengan demikian, bagian penutup menandai bahwa uraian pokok yang ingin
disampaikan melalui surat sudah selesai. Bagian penutup hendaknya singkat,
tegas, dan tidak perlu berbasa-basi secara berlebihan.
9.
Salam
Penutup
Salam
penutup digunakan untuk menambah kesantunan dalam berkomunikasi. Walaupun salam
penutup ini sangat baik digunakan, tetapi tidaklah berarti semua surat wajib
menggunakan salam penutup. Salam penutup hanya digunakan dalam surat-surat
berita.
10. Tanda Tangan dan Nama Penanggung J awab
Surat
ditandatangani oleh pejabat yang berhak atau oleh orang lain atas nama pejabat
yang berwenang. Surat yang ditandatangani oleh orang yang tidak berwenang
dianggap tidak sah dan tidak berlaku. Di bawah nama terang, untuk surat
resmi/dinas pemerintah selalu dicantumkan NIP. Fungsinya untuk mengetahui
identitas unit organisasi tiap-tiap departemen. Jabatan Penanggung jawab Surat
U/
surat niaga, biasanya di bawah nama terang penanggung jawab surat dicantumkan
pula jabatan dari penanggung jawab tersebut.
Pencantuman
jabatan penanggung jawab ini, selain untuk mengetahui dari bagian mana surat
itu dikeluarkan, juga dimaksudkan u/ menunjukkan bobot isi surat tersebut dan
kewenangannya.
11. Tembusan
Tembusan digunakan bila ada pihak lain yang dianggap perlu
mengetahui isi surat tersebut.
Tembusan
(c.c. = carbon copy;) surat atau tindasan dikirimkan ke beberapa instansi atau
pihak lain yang ada kaitannya dengan surat yang bersangkutan.
Tembusan:
1.
Kepala Dinas Pendidikan Propinsi Jawa Tengah
2.
Gubernur Jawa Tengah
3.
Walikota Semarang
4.
Arsip
Atau
cc.:
1.
2.
Catatan
:
Inisial
atau singkatan biasanya diambil huruf pertama dari nama penyusun konsep surat
dan pengetik surat tersebut.
Biasanya
hal ini hanya dipakai pada surat niaga.
Fungsinya
untuk mengetahui siapa konseptor surat tersebut dan siapa pula pengetiknya
sehingga bila di kemudian hari terjadi kekeliruan, maka mudah mengurusnya.
Contoh:
HA/Er
HA singkatan nama pengonsep Hidayah Asmuni
Er singkatan nama pengetik Erwin
1 komentar:
Kalo surat tak resmi? surat cinta hahaha
Posting Komentar